Microsoft Outlook Expressin asetukset

Sivun sisältö:

• Johdanto; miksi asetuksia pitäisi muuttaa?
• Asetusten korjaaminen
• yleiset käyttöasetukset
• vCard
• Vs: -toiminnon korjaaminen
• rikkinäiset allekirjoitukset
• Muuta
• allekirjoituksen automaattinen lisäys
• organization -kentänmuuttaminen

Johdanto

Tällä sivulla olevat ohjeet toimivat suoraan Outlook Expressin 5.x versiolla. Ohjeiden pitäisi kuitenkin olla helposti sovellettavissa myös muihin versioihin, koska asiat ovat jotakuinkin samoja. On myös erittäin tärkeää, että käytät uusinta Outlook Expressin versiota (tällä hetkellä 6.jotain), koska siinä on korjattu useita turvallisuusaukkoja vanhempiin versioihin nähden.

OE:n 6-sarjassa ei näköjään ole muuta uutta kuin versionumero, joten myös sitä käyttävien tulee säätää OE:nsa tämän ohjeen mukaiseksi.

Internet Explorerin mukana tuleva Outlook Express (lyhyemmin OE) on useimmille meistä ihan riittävän hyvä sähköpostiohjelma. Sillä hoituu kätevästi sekä sähköpostin, että nyyssien kirjoittelu. Valitettavasti sen oletusasetukset on jostain syystä säädetty tuottamaan muille ohjelmille lukukelvotonta tekstiä (tämä usein ruokkii sitä harhakuvaa, että OE olisi tässä suhteessa parempi ohjelma kuin muut, koska osaa lukea "monenlaisia" muotoja; se ei kuitenkaan pidä paikkaansa, koska onhan selvää, että OE lukee itse käyttämäänsä epästandardia jälkeä, mutta muut ohjelmat eivät).

Ongelma on siitä ikävä, että se kohdistuu muihin kuin OE:n käyttäjiin. Jos sinä siis käytät OE:ta väärillä asetuksilla, et luultavasti edes tiedä sitä, jolleivat muut ihmiset huomauta siitä ensin sinulle. Tavallisimmat ongelmat ovat viestien lähettäminen HTML-muotoisina, sekä käyttäen viestin koodauksena quoted printablea.

Luultavasti HTML on oletusasetuksissa siksi, että sen avulla voi helposti luoda "näyttäviä" viestejä. On kuitenkin hyvin lyhytnäköistä käyttää kyseistä ominaisuutta, ainakin, jollei ole varma, että viesti näkyy vastaanottajalla ongelmitta. Ongelmia aiheutuu siitä, että hyvin moni sähköpostin lukemiseen tarkoitettu ohjelma ei tue HTML-muotoisia viestejä, vaan ne näyttävät koodin muun tekstin mukana - tuloksena käyttäjälle lukukelvotonta mössöä. Lisäksi HTML:n käyttö on merkittävä tietoturvariski. Myöskin varomaton HTML-viestien lukeminen "muotoiltuna" saattaa levittää sähköpostiosoitteesi erilaisille roskapostilistoille.

Toinen äärimmäisen rasittava "ominaisuus" on viestienlähettäminen quoted printable -koodauksella. Tästä aiheutuu se, että tässä muodossa lähetettyyn viestiin vastaaminen toisella OE:lla on todellista tuskaa, koska "lainausmerkit" (useimmiten > -väkäset) eivät toimi. On kuitenkin huomattava, että jos molemmilla käyttäjillä on asetukset väärin, kaikki toimii kahden OE:n välillä ihan hyvin.

Uutisryhmissä väärät asetukset ovat erittäin suuri ongelma, koska niissä suuren käyttäjämäärän takia on hyvin monenlaista ja erilaista ohjelmaa käytössä. Jotta kommunikointi toimisi saumattomasti, on standardien noudattaminen äärimmäisen tärkeää. Näitä ohjeita noudattamalla et tee omaa elämääsi yhtään sen paremmaksi kuin se on ollut ennenkään, mutta ympäristön ihmisten nyyssien ja sähköpostin lukeminen helpottuu huomattavasti. Yksinkertaisesti kysymyksessä on vain muiden huomioon ottamien.

Asetusten korjaaminen

Yleiset asetukset

Johdannossa mainitsemani HTML ja quoted printable asetukset ovat helposti kaikkien OE käyttäjien muutettavissa. Alla olevilla ohjeilla homman pitäisi sujua ongelmitta:

vCard

OE tarjoaa periaatteessa suhteellisen kätevän toiminnon, jonka avulla voi jokaiseen lähettämäänsä viestiin lisätä automaattisesti melko kattavat yhteystiedot itsestään (=lähettäjästä). Tämä kuitenkin edellyttää, että lukijan ohjelma osaa käsitellä vCardeja; kaikille muille vCard näkyy sekasotkuna.

Tästä syystä vCardia ei tulisi käyttää, ellei voi olla ihan varma, että vastaanottaja voi avata sen. Tällöinkin asiaa olisi syytä harkita tarkoin, koska vastaanottaja ei välttämättä osaa tai huomaa tarkistaa sen sisältöä. Tästä samasta syystä vCardiin ei pidä laittaa mitään sellaista tietoa, jota ei itse viestissä ole, mutta mikä on välttämätöntä viestin sisällön kannalta (esim. kaupanteossa yhteystietojen kertominen ainoastaan käyttäen vCardia).

Missään nimessä vCardeja ei tule lähettää nyysseihin, koska siellä niistä ei ole mitään hyötyä, ainoastaan haittaa (hyvin monet ihmiset eivät näe niitä kuitenkaan oikein, vCardit lisäävät tarpeettomasti viestien kokoa jne.).

Katso lisätietoja Jukka Korpelan sivuilta (englanniksi).

Vs: -toiminnon korjaaminen

Jos käytät OE:n 5.0 FI versiota, etkä syystä tai toisesta voi päivittää sitä 5.01 versioon, olisi suositeltavaa käsin korjata lokalisoitu "Vs" "Re":ksi. Kyseinen "Vs" tulee viesteihin aina, kun vastaat toisen ihmisen lähettämään sähköpostiin tai uutisviestiin "vastaa"-toiminnolla. Haitta ei ole suuren suuri, mutta ihan riittävän suuri kuitenkin, että kannattaa nähdä hiukan vaivaa korjata se.

Mikäli et halua päivittää OE:tasi, voit helpoimmiten korjata ongelman Vs:Re -ohjelman avulla. Voit kuitenkin tehdä korjauksen myös itse. Tarvitset toimenpiteeseen heksaeditorin. Alla olevat ohjeet ovat kirjotettu Hex Workshop 2.20 -ohjelmalle, mutta heksaeditointi on samanlaista jokaisessa ohjelmassa ja ohjeet ovat näin sovellettavissa täysin kaikkiin heksaeditoreihin.

Mikäli olet epävarma omista taidoistasi tai et osaa asentaa Hex Workshopia, kannattaa alla esitelty toimenpide jättää jonkun taitavamman tehtäväksi. Homma on helppo ja turvallinen, mutta erehtymisen vaara on aina olemassa.

Ensimmäinen tehtävä on ottaa varmuuskopio käsiteltävästä tiedostosta, jotta mahdollisen virheen tapahtuessa ongelmien korjaaminen on helppoa.

• Käynnistä MS-DOS -kehote käynnistä-valikosta.
• Mikäli käytät suomenkielistä Windowsia, kirjoita täsmälleen seuraavanlainen komento kehotteeseen:
copy "c:\ohjelmatiedostot\outlook express\msoeres.dll" c:\

Ylläoleva komento toimii ainoastaan, mikäli käytät suomenkielistä Windowsia, ja OE on asennettu oletushakemistoonsa. Mikäli käyttämäsi Windows on englanninkielinen, korvaa "ohjelmatiedostot" -hakemisto "program files" -nimellä.

Kun olet varmuuskopioinut editoitavan tiedoston, käynnistä heksaeditorisi.

Nyt voit testata, toimiiko korjaus. Käynnistä OE, valitse joku viesti ja paina "vastaa" -nappia. Mikäli otsikkorivillä lukee "Re: ...", eikä "Vs: ...", kaikki onnistui niinkuin pitikin. Onnistuneen korjauksen jälkeen voit poistaa C: -aseman juuresta varmuuskopioidun msoeres.dll -tiedoston. Mikäli jokin meni vikaan, ja Vs:n tilalle tulee jotain sotkua, niin voit kopioida varmuuskopion alkuperäisen tiedoston päälle, ja yrittää korjausta uudelleen.

Rikkinäinen allekirjoitus

Ongelmat liittyvät ilmeisesti quoted printable -asetuksen päältä kytkemiseen. Outlook Express osaa kyllä rakentaa oikeaoppisen siguerottimen (viiva viiva välilyönti), mutta mikäli quoted printable -asetus on kytketty pois päältä, OE rikkoo jostain kumman syystä siguerottimen viestiä lähetettäessä. Kyseessä on pelkkä bugi, jonka kanssa ei voi kuin elää. Ongelma on onneksi pieni - missään nimessä ei kannata käyttää QP:ta vain sen takia, että siguerotin toimisi.

Lisäys: Microsoft on korjannut ongelman uusimmassa OE:n päivityksessä. Päivitys on erittäin suositeltavaa asentaa (vaatii Internet Explorer 6.0:n sekä siihen SP1 -päivityksen). Kiitokset Janne Nikulalle tästä huomautuksesta. Valitettavasti en itse ole voinut kirjoitushetkellä testata paikan toimivuutta, joten en osaa kertoa tarkempia asennusohjeita tai rajoituksia operaatioon.

Rikkoutumisen syynä on se, että viestiä lähetettäessä OE tutkii viestin läpi, ja poistaa rivien lopuista ylimääräiset välilyönnit. Sinänsä ihan fiksu toiminto, mutta ihan liian virkaintoinen.

OE myös lisää allekirjoitusten loppuun vielä muutamia täysin turhia "Enterin painalluksia", jolloin viestit pitenevät tarkoituksettomasti.

Lisäys: Dominik Jainin sivuilla on kätevä ohjelma tämän ongelman korjaamiseksi; kannattaa käydä vilkaisemassa sitä.

Muita huomioon otettavia pikkuasioita Outlook Expressin käytöstä

Allekirjoituksen automaattinen lisääminen

Tämä toiminto OE:ssa on täysin käsittämättömästä syystä toteutettu ihan järjettömästi. Asetusvalikosta löytyy - sinänsä lupaavalta kuulostava - täysin käyttökelvoton toiminto "Lisää allekirjoitusautomaattisesti lähetettäviin viesteihin". Järkevintä ja loogisintahan tietysti olisi, että allekirjoitus lisättäisiin viestien loppuun siinä vaiheessa, kun käyttäjä on painanut 'Lähetä' -nappia. OE:n mielestä allekirjoitus kuitenkin pitää olla ensimmäisenä viestissä, josta käyttäjän tehtäväksi jää sitten siirtää se viestin loppuun. Tämä on OE:n typerä ominaisuus, eikä se siitä miksikään muutu asetuksia rämpläämällä.

Lisäys: Yllä mainitsemaltani sivulta löytyy apua myös tähän ongelmaan.

Allekirjoitusta merkitsevän erottimen (viiva viiva väli) tehtävä on kertoa viestiä lukeville ohjelmille, että merkinnän jälkeen seuraa allekirjoitus, jota eri ohjelmat kohtelevat sitten mielensä mukaisesti. Jokin ohjelma voi esimerkiksi jättää vastatessa koko kommentoitavan viestin pois, luullen sitä pelkäksi allekirjoitukseksi.

Yksi kiertotie helpottaa allekirjoituksen lisäämistä on lisätä viestinkirjoitus -ruutuun 'Lisää allekirjoitus' -nappi.

Nyt viestin lopussa voi painaa 'Lisää allekirjoitus' -nappia, jolloin allekirjoituksen lisääminen onnistuu viesteihin jo suhteellisen kivuttomasti. Kannattaa muutenkin säätää näkymää mieleisekseen, koska OE:ssa on oletuksena mielestäni aika paljon sinänsä melko turhia nappeja.

'Organization' -kentän sisällön muuttaminen

Tämäkohta on yleensä asetuksissa jätetty tyhjäksi, jolloin kenttään tulee oletuksena palveluntarjoajasi nimi. Voit kuitenkin halutessasi lisätä kenttään jotain tarkentavia tietoja itsestäsi, esimerkiksi edustamasi yrityksen nimen.

Herättikö tekstini ajatuksia? Kommentteja? Oliko siinä jotain vikaa? Kenties jotain hyvää? Anna palautetta!

Tätä sivua on päivitetty viimeksi viimeksi 01.04.2007.